Taxisoftware kaufen: Pflichten, Kosten, Vertragsfallen

Wer zum ersten Mal eine Taxisoftware anschafft, vergleicht meist das Falsche. Auf den Angeboten stehen Monatspreise und Funktionslisten; über die Anschaffung entscheiden 2026 aber drei andere Dinge — die gesetzlichen Pflichten, die tatsächlichen Kosten hinter dem Grundpreis und die Klauseln im Vertrag. Dieses Handbuch nimmt diese drei der Reihe nach auseinander, jeweils mit Paragraf, Frist und Quelle, und ohne Ihnen am Ende ein bestimmtes Produkt in die Hand zu drücken.

Die Ausgangslage hat sich verschoben. Bis vor Kurzem war Taxisoftware vor allem eine Frage der Bequemlichkeit: Disposition, Abrechnung, eine App für die Fahrer. Seit die Kassensicherungsverordnung auch für Taxameter greift, ist sie zu einer Frage des Steuer- und Ordnungsrechts geworden. Wer das Feld von dieser Seite her betrachtet, stellt im Verkaufsgespräch die richtigen Fragen — und erkennt, wann ein glänzendes Angebot eine Pflicht gar nicht abdeckt.

Das Wichtigste vorweg

• Seit dem 1. Januar 2026 muss das Taxameter über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aufzeichnen. Für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten sieht § 379 der Abgabenordnung (AO) einen Bußgeldrahmen von bis zu 25.000 € vor.
• Von den dreizehn hier ausgewerteten Systemen bieten HALE, MPC/TARIS, Seibt & Straub und fms/Austrosoft einen eigenen TSE-Weg für das Taxameter an (Stand 07/2026). Reine Dispositions- oder Abrechnungsprogramme haben selbst keine TSE — und brauchen sie auch nicht, weil die Pflicht am Messgerät hängt.
• Kein einziges der dreizehn Systeme bewirbt ausdrücklich ein Auftragsbuch nach § 49 Abs. 4 des Personenbeförderungsgesetzes (PBefG). Für Mietwagen ist dieses Buch Pflicht, und die Fahrtenlisten von Uber, Bolt oder FreeNow ersetzen es nicht.
• Der Monatspreis ist selten der Endpreis. Aktivierungsgebühr, verpflichtende Servicepakete, kostenpflichtige Module und prozentuale Gebühren auf den Umsatz kommen bei vielen Anbietern hinzu.

Der teuerste Fehler

Zwei Angebote nebeneinanderlegen und das mit der niedrigeren Monatsgebühr nehmen. Wer nur die Grundgebühr vergleicht, übersieht die einmalige Einrichtung, verpflichtende Zusatzpakete und Gebühren, die sich am Umsatz bemessen — und bindet sich womöglich für zwei Jahre. Der ehrliche Vergleich rechnet das erste volle Jahr durch, inklusive aller Nebenposten.

Die drei Kapitel dieses Handbuchs

Pflichten: Was 2026 gilt. Die TSE am Taxameter, die Meldung an das Finanzamt über ELSTER, der Prüf-Export DSFinV-TW, das Auftragsbuch für Mietwagen und die Abrechnung von Krankenfahrten. Dieses Kapitel erklärt, welche Pflicht an welchem Gerät hängt und woran Sie erkennen, ob eine Software den jeweiligen Teil überhaupt abdeckt.

Kostenfallen: Was Preisschilder verschweigen. Warum die Grundgebühr selten allein steht, wie aus Modulen, SIM-Karten, Schulungen und Prozenten auf den Umsatz ein anderer Jahresbetrag wird und wie Sie die eine Rechnung aufstellen, die im Angebot fehlt. Ohne Preistabelle — dafür mit den Mechanismen, an denen Sie jedes Angebot selbst nachrechnen.

Vertragsklauseln: Vor der Unterschrift. Laufzeit und Kündigungsfrist, die stille Verlängerung und die wichtigste, zugleich am seltensten gestellte Frage: Bekomme ich beim Anbieterwechsel meine Daten vollständig und lesbar zurück? Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen zehn Jahre Aufbewahrung — auch von Daten, die auf dem Server eines gekündigten Anbieters liegen.

Wie dieses Handbuch arbeitet

Der Kompass kürt keine Sieger. Sie finden hier keine Bestenliste, keine Noten und keinen Klick „zum Anbieter”. Wo ein Produkt genannt wird, steht es als belegte Tatsache mit Datum — etwa, welches System eine bestimmte Pflicht dokumentiert erfüllt und welches dazu keine öffentlichen Angaben macht. Dass eine Angabe fehlt, heißt nicht, dass eine Funktion fehlt; es heißt, dass der Anbieter sie öffentlich nicht ausweist. Diese Unterscheidung ziehen wir konsequent durch, weil sie über bare Euro entscheidet.

Grundlage der Produktangaben sind die öffentlich zugänglichen Herstellerunterlagen von dreizehn im deutschsprachigen Raum aktiven Systemen. Grundlage der Rechtsaussagen sind die Gesetze im Original sowie die Schreiben der Finanz- und Eichverwaltung. Jede Zahl trägt ihr Stand-Datum, weil Preise und Fristen sich ändern.

Begriffe, die immer wieder vorkommen

• TSE — Technische Sicherheitseinrichtung: der zertifizierte Signaturspeicher, der Taxameterdaten fälschungssicher festhält.
• DSFinV-TW — Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler: das Format, in dem der Prüfer die Daten lesen können muss.
• WSZ — Wegstreckenzähler: das Gegenstück zum Taxameter im Mietwagen.
• § 49 PBefG — die Vorschrift, die für Mietwagen unter anderem das Auftragsbuch und die Rückkehrpflicht regelt.
• DTA — Datenträgeraustausch: das Verfahren, mit dem Krankenfahrten mit den gesetzlichen Kassen abgerechnet werden.
• GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, samt zehnjähriger Aufbewahrungspflicht.

Jedes dieser Wörter wird in dem Kapitel, das es braucht, an Ort und Stelle noch einmal erklärt.

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Stand: 11. Juli 2026. Dieses Handbuch erklärt Regeln mit Paragraf und Quelle und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; Einzelfälle gehören zu Steuerberater oder Anwalt. Primärquellen: die Gesetze im Original (gesetze-im-internet.de), Schreiben des Bundesfinanzministeriums, Fachinformationen des Bundeszentralamts für Steuern, Merkblätter der Industrie- und Handelskammern und Veröffentlichungen der Landeseichbehörden. Produktangaben stammen aus den öffentlichen Herstellerunterlagen der dreizehn ausgewerteten Systeme.