Kostenfallen bei Taxisoftware: Was die Preisschilder verschweigen

In diesem Kapitel: warum die Grundgebühr selten allein steht · Module, die einzeln kosten · wenn der Preis ein Prozentsatz ist · Hardware, Schulung, Anfahrt · die Rechnung, die im Angebot fehlt · kostenlose Tests und wandernde Preise.

Der teuerste Fehler

Den Monatspreis für den Preis halten. Zwischen der Grundgebühr auf dem Angebot und dem Betrag, der am Jahresende tatsächlich vom Konto weg ist, liegen bei vielen Anbietern eine Aktivierung, Pflichtpakete, Module und Prozente auf den Umsatz. Wer nur die erste Zahl liest, vergleicht Äpfel mit halben Äpfeln.

Dieses Kapitel nennt keine Bestpreise und stellt keine Anbieter gegeneinander in eine Tabelle. Es erklärt die Mechanik: die Stellen, an denen aus einem freundlichen Grundpreis ein anderer Jahresbetrag wird. Wer diese Stellen kennt, rechnet jedes Angebot selbst nach — und das ist mehr wert als jeder Preisspiegel, der schon beim Erscheinen veraltet.

Kapitel 1 — Warum die Grundgebühr selten allein steht

Die erste Zahl auf dem Angebot ist die Grundgebühr. Daneben stehen oft Posten, die nicht freiwillig sind. DMRZ etwa verlangt zusätzlich zum gewählten Tarif ein verpflichtendes Servicepaket, gestaffelt als Bronze, Silber oder Gold zu 3,99, 9,99 oder 24,99 € im Monat (Stand 07/2026). Bei Cloud-Systemen kommt die Kommunikation hinzu: HALE berechnet die SIM-Karte mit 3,40 € je Fahrzeug und Monat, Seibt & Straub das Kommunikationspaket smartHUBX-2 mit 2,00 € im Monat. Und viele Anbieter erheben eine einmalige Einrichtung — bei Seibt & Straub sind es 49,00 € je Fahrzeug für die Aktivierung der Cloud-TSE, der zertifizierten Aufzeichnungseinheit am Taxameter (ausführlich im Kapitel Pflichten).

Einzeln sind das kleine Beträge. Der Punkt ist nicht ihre Höhe, sondern dass sie im Kopfpreis fehlen und die Vergleichbarkeit zweier Angebote zerstören.

Kapitel 2 — Module, die einzeln kosten

Viele Systeme sind modular aufgebaut. Das ist an sich vernünftig — man zahlt nur, was man nutzt —, aber es verlagert die eigentliche Preisfrage in die Zusammenstellung. Bei Seibt & Straub kostet das TSE-Basismodul mit DSFinV-TW-Signatur — dem Prüfexport-Format der Finanzverwaltung — 14,90 € im Monat; die Module für Fahrtquittungen und für die Schichtaufzeichnung schlagen mit je 7,50 € extra zu Buche. HALE bepreist Zusatzmodule wie Kassenbuch, Tracking, Schichtplanung oder Krankenfahrten gesondert. Bei TaxAb sind die Schnittstellen zu DATEV, Taxi.de oder dem Abrechnungsdienstleister BFS kostenpflichtig freizuschalten, und für den Datenträgeraustausch der Krankenkassen ist die Zusatzkomponente dakota.le nötig (Stand 07/2026).

Merke

Fragen Sie nicht „Was kostet das System?”, sondern „Was kostet die Zusammenstellung, die genau meine Pflichten und Fälle abdeckt?” Ein Grundmodul, das die Hälfte der nötigen Funktionen erst gegen Aufpreis liefert, ist billiger nur auf dem Papier.

Kapitel 3 — Wenn der Preis ein Prozentsatz ist

Manche Anbieter rechnen nicht in festen Monatsbeträgen, sondern in Prozenten Ihres Umsatzes. Das kann klein anfangen und mit dem Geschäft mitwachsen — in eine Richtung, die man vorher selten durchdenkt. DMRZ berechnet oberhalb eines im Tarif enthaltenen Abrechnungsvolumens zwischen 0,6 % und 1,2 %, je nach Stufe. Taxi.de nimmt für seine Abrechnungslösung 1 % des monatlichen Brutto-Abrechnungsvolumens. Seibt & Straub schlägt bei der App-Zahlung über cab4me auf den Fahrpreis 5 % auf.

Ein zweiter Prozentsatz versteckt sich in der Kartenzahlung. Bei MPC/TARIS über den Dienstleister SumUp sind es 0,9 % je EC-Karten-Zahlung und 1,9 % bei kontaktloser oder Kreditkartenzahlung (Stand 07/2026). Bei zwanzig Kartenfahrten am Tag summiert sich das über ein Jahr zu einem Betrag, der im Grundpreis nirgends auftaucht.

Kapitel 4 — Hardware, Schulung, Anfahrt, Mahnung

Die Software ist selten alles. Das Taxameter, die TSE und der Einbau sind eigene Positionen; HALE nennt die Hardwarepreise nach eigener Angabe nur über den Kundendienst, und die Branche beziffert die Hardware-Umrüstung am Taxameter mit Größenordnungen ab etwa 500 € je Fahrzeug. Dazu treten Dienstleistungen, die verpflichtend sein können: Taxi.de verlangt für die Abrechnungslösung eine Telefonschulung zu 150 € für zwei Stunden, berechnet Vor-Ort-Einsätze mit 90 € je Stunde zuzüglich Anfahrt und erhebt bei Zahlungsverzug eine Mahngebühr von 15 €. Schließlich die laufenden Kleinposten, vor denen die Branche selbst warnt: Kosten für SMS-Versand und für die Nutzung von Kartendiensten wie der Google-Maps-Schnittstelle.

Zur Übersicht die Posten, die neben dem Grundpreis auftauchen können — jeder oben im Kapitel mit Beispiel und Quelle belegt:

Kostenart	Worauf achten
Einmalige Einrichtung / Aktivierung	Je Fahrzeug fällig, im Monatspreis nicht enthalten (Beispiel: 49 € je Fahrzeug für die Cloud-TSE-Aktivierung).
Pflicht-Servicepaket	Nicht abwählbar, oft gestaffelt (Beispiel: 3,99 / 9,99 / 24,99 € im Monat).
SIM- / Kommunikationsgebühr	Bei Cloud-Systemen je Fahrzeug und Monat (Beispiel: 3,40 € bzw. 2,00 €).
Kostenpflichtige Module	Nur die „Basis” ist enthalten; DSFinV-TW-Signatur, Fahrtquittungen, Schichtaufzeichnung oder Krankenfahrten kosten oft extra.
Umsatz- / Volumenprozente	Anteil am Abrechnungsvolumen (z. B. 0,6–1,2 % oder 1 %) — wächst mit dem Geschäft.
Kartenzahlungs-Disagio	Je Transaktion (z. B. 0,9 % EC-Karte, 1,9 % kontaktlos / Kreditkarte).
Hardware & Einbau	Taxameter, TSE und Einbau separat; Umrüstung am Taxameter ab rund 500 € je Fahrzeug.
Schulung, Anfahrt, Mahnung	Können verpflichtend sein (z. B. 150 € Telefonschulung, 90 € je Stunde vor Ort, 15 € Mahngebühr).
Laufende Kleinposten	SMS-Versand, Nutzung von Kartendiensten — einzeln klein, in Summe spürbar.

Kapitel 5 — Die Rechnung, die im Angebot fehlt

Die einzige Zahl, die zählt, steht auf keinem Angebot: die Gesamtkosten des ersten vollen Jahres. Rechnen wir einen dokumentierten Fall durch, allein für den TSE-Teil und je Fahrzeug. Bei der Cloud-TSE von Seibt & Straub im Vollausbau summieren sich Basismodul (14,90 €), Fahrtquittungen (7,50 €), Schichtaufzeichnung (7,50 €) und Kommunikationspaket (2,00 €) auf 31,90 € im Monat. Über zwölf Monate sind das 382,80 €, zuzüglich der einmaligen Aktivierung von 49,00 € — macht 431,80 € im ersten Jahr je Fahrzeug, nur für die gesetzliche Aufzeichnung, ohne Disposition, Abrechnung oder Hardware (Stand 07/2026).

Diese Zahl ist kein Urteil über den Anbieter, sondern eine Vorlage für Ihre eigene Rechnung. Denn die Kostenform unterscheidet sich grundlegend. TAXI-Experte etwa verkauft eine Lizenz einmalig — die Ausbaustufe Compact S für 780 € netto — und bindet daran einen Pflicht-Servicevertrag von 20,50 € im Monat; hier zahlen Sie viel am Anfang und wenig laufend. Taxi.de und DMRZ dagegen skalieren mit dem Umsatz. Erst wenn Sie beide Formen über drei, vier Jahre durchrechnen, sehen Sie, welche zu Ihrem Betrieb passt.

Merke

Ein niedriger Monatspreis mit hoher Einrichtung und ein hoher Monatspreis ohne Einrichtung können sich über die Vertragslaufzeit umkehren. Rechnen Sie nicht den Monat, rechnen Sie die Jahre, die Sie vermutlich bleiben.

Ein Wort zu den Anbietern, die gar keine Preise veröffentlichen — darunter GefoS, MPC/TARIS, SuE/TaMi, fms/Austrosoft und die Dispositionssoftware von Taxi.de (Stand 07/2026). Das ist kein Vorwurf; im Zentralen- und Flottengeschäft ist das individuelle Angebot üblich. Für Sie heißt es nur: Verlangen Sie ein schriftliches, vollständiges Angebot mit allen Posten dieses Kapitels, bevor Sie vergleichen. Ein mündlicher Grundpreis ist keine Kalkulationsgrundlage.

Kapitel 6 — Kostenlose Tests und wandernde Preise

Ein Gratis-Einstieg senkt die Hemmschwelle, nicht den späteren Preis. Fahrdienst Software lässt 30 Fahrten ohne Zeitlimit kostenlos laufen, danach beginnt der Tarif Starter bei 79 € im Monat — bemerkenswert, weil ältere Quellen für dasselbe Produkt noch 49 € nannten. DMRZ gewährt 14 Testtage, TaxAb über die Plattform maja.cloud sogar 60 Tage, TaxiAdmin sieben. Solche Testphasen sind nützlich, um die Bedienung zu prüfen; als Preisversprechen taugen sie nicht.

Daran hängt eine allgemeine Vorsicht: Preise in Foren, alten Blogbeiträgen oder Übersichtsseiten veralten schnell. DMRZ etwa kommunizierte früher „nur 0,5 % der Bruttorechnungssumme” und rechnet heute in gestaffelten Tarifen. Was hier steht, trägt das Datum 07/2026 — und auch das sollten Sie sich vor der Unterschrift frisch bestätigen lassen.

Checkliste für die Kostenprüfung

• Liegt ein schriftliches Angebot mit allen Posten vor — Grundgebühr, Einrichtung, Pflichtpakete, SIM, Module?
• Gibt es prozentuale Gebühren auf Umsatz oder Kartenzahlung, und was ergeben sie bei meinem Fahrtvolumen?
• Welche Hardware-, Schulungs- und Anfahrtskosten kommen einmalig oder wiederkehrend hinzu?
• Habe ich die Gesamtkosten des ersten Jahres und einer realistischen Nutzungsdauer durchgerechnet?
• Ist der genannte Preis aktuell schriftlich bestätigt, nicht aus einer älteren Quelle übernommen?

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Stand: 11. Juli 2026. Die genannten Beträge stammen aus den öffentlichen Herstellerunterlagen der ausgewerteten Systeme und tragen jeweils ihr Stand-Datum; Preise ändern sich. Dieses Kapitel ist eine Orientierung zum Selbstnachrechnen und ersetzt kein individuelles Angebot.