Pflichten beim Kauf von Taxisoftware: TSE, ELSTER, Auftragsbuch, DTA

In diesem Kapitel: TSE am Taxameter · Meldung ans Finanzamt · DSFinV-TW · Auftragsbuch für Mietwagen · Krankenfahrten · Beleg, Karte, Arbeitszeit.

Der teuerste Fehler

Anzunehmen, „die Software” erledige die Pflichten von selbst. Die wichtigsten hängen an einzelnen Geräten und Verfahren — am Taxameter, am Wegstreckenzähler, am Meldeweg zum Finanzamt. Ein Dispositionsprogramm deckt das eine ab und berührt das andere gar nicht; wer nicht Gerät für Gerät prüft, hat am Ende Lücken, die erst die Betriebsprüfung zeigt.

Eine Taxisoftware ist kein einzelnes Ding, sondern ein Bündel — Disposition, Abrechnung, Fahrer-App, oft ein Taxameter-Anschluss —, und die Pflichten verteilen sich darüber ungleich: manche sitzen im Messgerät, manche im Meldeweg zum Amt, manche im Papierkram für die Genehmigungsbehörde. Dieses Kapitel geht sie einzeln durch.

Kapitel 1 — Die TSE am Taxameter

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein zertifizierter Signaturspeicher: Jede Fahrt, jeder Kassenvorgang wird darin so festgehalten, dass sich die Daten nachträglich nicht unbemerkt ändern lassen. Grundlage ist § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung; seit dem 1. Januar 2026 muss das Taxameter über eine solche TSE aufzeichnen. Fehlt sie, greift der Bußgeldrahmen des § 379 AO von bis zu 25.000 € — und, meist unangenehmer, das Recht des Finanzamts zur Schätzung.

Wichtig ist, wo die Pflicht sitzt: am Taxameter, nicht in der Bürosoftware. Systeme mit Taxameterbezug bieten einen TSE-Weg, reine Abrechnungs- oder Vermittlungsprogramme nicht — kein Mangel, sondern die richtige Arbeitsteilung.

Zwei Bauarten sind zulässig. Eine Hardware-TSE steckt im Gerät; eine Cloud-TSE signiert die Taxameterdaten über eine Verbindung nach außen. HALE führt das Taxameter MCT-07-GBT mit TSE im Gerät und rüstet ältere Modelle über die Signiereinheit SEI-03-MBT nach; der Wegstreckenzähler WSZ-07 signiert nach Herstellerangabe selbst (Stand 07/2026). MPC/TARIS, Seibt & Straub und fms/Austrosoft setzen auf Cloud-TSE — fms wirbt mit „voller BSI-TSE-Zertifizierung”, Seibt & Straub erlaubt seit dem 21. Januar 2026 die Selbst-Aktivierung durch den Unternehmer. Taxi.de (Talex) erreicht die TSE über die Anbindung an HALE-Taxameter.

Merke

Eine TSE ist per Gesetz zertifiziert — sonst wäre sie keine TSE. Die Zertifizierung steckt in der verbauten Komponente (etwa einer swissbit-Karte). Nicht jeder Anbieter nennt die BSI-Zertifikatsnummer öffentlich; MPC/TARIS und Seibt & Straub tun es nicht. Das ist kein Mangel — aber wer sichergehen will, lässt sich die Zertifikats-Kennung ins Angebot schreiben.

Zwei Punkte gehen im Verkaufsgespräch gern unter: Nach dem TSE-Einbau kann eine neue Eichung nötig werden — das klärt die Eichbehörde, nicht der Verkäufer. Und die TSE-Karten sind vom BSI befristet und müssen nach Laufzeitende getauscht werden, was wiederkehrende Kosten bedeutet. Ältere INSIKA-Taxameter lassen sich je nach Modell nachrüsten oder müssen ersetzt werden.

Noch eine Warnung: Reine Software-„GPS-Taxameter” gelten in Deutschland nicht als geeichte Taxameter im Sinne des Mess- und Eichgesetzes (MessEG) und ersetzen für ein konzessioniertes Taxi das geeichte Gerät nicht — ein Weg, den etwa das international ausgerichtete TaxiAdmin geht (Stand 07/2026).

Kapitel 2 — Die Meldung ans Finanzamt über ELSTER

§ 146a AO verlangt nicht nur die TSE, sondern auch die Mitteilung an das Finanzamt, welche Aufzeichnungssysteme Sie einsetzen — elektronisch über das Portal „Mein ELSTER”.

Zwei der ausgewerteten Systeme dokumentieren dafür eine eigene Unterstützung: HALE mit einer „Anbindung an Mein ELSTER zur Kassenmeldung” in seinen Datencenter-Paketen, Seibt & Straub mit einer ELSTER-Datei zum Upload im Unternehmerportal (Stand 07/2026). Die übrigen Anbieter machen dazu keine öffentlichen Angaben — was an der Pflicht nichts ändert: Melden müssen Sie so oder so, selbst oder über den Steuerberater. Den genauen Meldezeitpunkt bestätigt Ihr Finanzamt.

Kapitel 3 — Der Prüf-Export DSFinV-TW

DSFinV-TW steht für die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler — das genormte Format, in dem Ihre Taxameterdaten ausgegeben werden, damit ein Prüfer sie einlesen kann. Gebraucht wird es bei der unangekündigten Kassen-Nachschau nach § 146b AO und bei der Betriebsprüfung mit unmittelbarem Datenzugriff; die Finanzverwaltung hat die Anwendung im Anwendungserlass zur AO (Bundesfinanzministerium, Fassung vom 11.03.2024) für das Taxigewerbe ausbuchstabiert.

Einen dokumentierten DSFinV-TW-Export weisen HALE, MPC/TARIS, Seibt & Straub und fms/Austrosoft aus; Taxi.de liefert ihn über die HALE-Kopplung (Stand 07/2026). HALE nennt dazu eine zehnjährige revisionssichere Archivierung in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, fms ebenfalls. Für den Käufer heißt das: Diese Fähigkeit gehört auf die Geräteseite des Angebots — als benannte Exportfunktion zugesagt, nicht als Marketingzeile.

Merke

TSE, ELSTER-Meldung und DSFinV-TW-Export sind drei getrennte Pflichten am selben Gerät. Ein System kann die eine erfüllen und bei der anderen schweigen. Fragen Sie nach allen dreien einzeln.

Kapitel 4 — Das Auftragsbuch für Mietwagen (§ 49 Abs. 4 PBefG)

Ein Wort zur Klärung: Mietwagen meint hier den konzessionierten Chauffeurwagen nach PBefG — das Fahrzeug mit Fahrer, wie es Uber- oder Bolt-Partner betreiben —, nicht den Leihwagen einer Autovermietung. Für ihn verlangt § 49 Abs. 4 PBefG zweierlei: die Rückkehrpflicht zum Betriebssitz nach jeder Fahrt und ein Auftragsbuch über den Eingang jedes Beförderungsauftrags am Betriebssitz.

Hier liegt eine der teuersten Fallen der Branche. Die Fahrtenlisten von Uber, Bolt oder FreeNow sind Abrechnungslisten — kein Auftragsbuch im Sinne des Gesetzes. Wer sich darauf verlässt, riskiert bei der Kontrolle eine Abmahnung bis hin zur Gefährdung der Konzession.

Und hier ist die ehrliche Lage bei der Software: Keines der dreizehn ausgewerteten Systeme bewirbt ausdrücklich ein „Auftragsbuch nach § 49 Abs. 4 PBefG”. Am nächsten kommt Fahrdienst Software mit einem „Auftragseingangsbuch”, das Annahmezeit, Annahmeweg, Besteller, Abholstelle und Ziel erfasst, unvollständige Einträge erkennt und als PDF oder CSV ausgibt — der Anbieter nennt § 49 PBefG jedoch nicht und weist ausdrücklich darauf hin, dass die ordnungsgemäße Nutzung beim Unternehmen liegt. TAXIKOMM24 protokolliert Aufträge und Telefonverbindungen chronologisch mit Export, ebenfalls ohne § 49 als Zusage. Alle übrigen Systeme machen dazu keine öffentlichen Angaben (Stand 07/2026).

Merke

Es gibt keine Software, die Ihnen die Verantwortung für ein rechtssicheres Auftragsbuch abnimmt. Prüfen Sie, ob ein System die Pflichtangaben des § 49 Abs. 4 PBefG erfasst und lückenlos exportiert — und lassen Sie sich nicht mit einem Plattform-Export abspeisen.

Kapitel 5 — Krankenfahrten und das DTA-Verfahren (§ 302 SGB V)

Wer Patienten im Auftrag der gesetzlichen Krankenkassen fährt, rechnet im Datenträgeraustausch (DTA) nach § 302 SGB V ab — einem elektronischen Verfahren über eine zertifizierte Übertragungskomponente. Wer es nicht sauber bedient, riskiert Kürzungen; MPC/TARIS warnt in den eigenen Unterlagen vor Rechnungsabschlägen bis zu 5 % wegen fehlender DTA-Abrechnung.

Ob ein Anbieter das wirklich beherrscht, lässt sich objektiv prüfen: Die gesetzlichen Kassen führen ein amtliches Verzeichnis der zugelassenen Softwareersteller. Im am 11.07.2026 abgerufenen Auszug für Krankentransportleistungen sind unter den ausgewerteten Systemen DMRZ, MPC/TARIS (Eintrag 107), Seibt & Straub (optiKASAB, Eintrag 192) und TaxAb geführt.

Andere Systeme werben mit DTA-Fähigkeit, waren in diesem Auszug aber nicht zu finden — darunter SuE/TaMi, TAXI-Experte und Taxi.de. Das ist kein Urteil über ihre Leistung: Ein Verzeichnisauszug ist eine Momentaufnahme, und ein Hersteller kann unter anderer Bezeichnung oder über eine Partnerkomponente gelistet sein. HALE und fms/Austrosoft erfassen Krankenfahrten-Daten, dokumentieren aber keine eigene DTA-Abrechnung; Fahrdienst Software bereitet die Abrechnung nur vor. Wenn Krankenfahrten für Sie zählen, verlangen Sie den Nachweis der amtlichen Listung und klären Sie, ob eine Zusatzkomponente wie dakota.le nötig ist.

Kapitel 6 — Die kleineren Pflichten: Beleg, Karte, Arbeitszeit

Drei weitere Punkte gehören vor der Unterschrift auf die Liste. Die Belegausgabepflicht: Auch im Taxi muss ein Beleg erstellt werden können; TSE-fähige Systeme drucken ihn mit QR-Code. Die Kartenzahlung: bundesweit nicht überall vorgeschrieben, in Berlin vom Oberverwaltungsgericht aber bejaht — je nach Stadt also Pflicht, und ein Kartenterminal mit Taxameter-Kopplung wird zum Kriterium. Und die Arbeitszeitdokumentation nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG): Sie muss die Fahrerzeiten sauber erfassen, ohne die Fahrer zu gängeln. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg entschied 2018, dass ein Fahrer nicht alle drei Minuten einen Bereitschaftsknopf drücken muss; Standzeiten am Halteplatz können vergütungspflichtige Arbeitszeit sein. Mehrere Systeme bieten hierfür Module — Seibt & Straub mit automatischer Pausenerkennung, SuE/TaMi mit ausdrücklicher Erfassung der Bereitschaftszeit (Stand 07/2026).

Checkliste für das Verkaufsgespräch

• Hat das Taxameter eine zertifizierte TSE, und steht die BSI-Zertifikats-Kennung im Angebot?
• Unterstützt das System die Meldung der Geräte über „Mein ELSTER” nach § 146a AO — oder wer übernimmt sie?
• Ist der DSFinV-TW-Export ausdrücklich zugesagt, und wie lange werden die Daten revisionssicher archiviert?
• Erfasst und exportiert das System bei Mietwagen die Pflichtangaben des Auftragsbuchs nach § 49 Abs. 4 PBefG?
• Rechnet das System Krankenfahrten im DTA-Verfahren nach § 302 SGB V ab, und ist der Hersteller amtlich als Softwareersteller gelistet?
• Sind Belegausgabe, Kartenzahlung und eine urteilsfeste Arbeitszeiterfassung abgedeckt?

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Stand: 11. Juli 2026. Dieses Kapitel erklärt Regeln mit Paragraf und Quelle und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; für Ihren Einzelfall sind Steuerberater, Anwalt und die zuständige Behörde die richtige Adresse. Produktangaben stammen aus den öffentlichen Herstellerunterlagen der ausgewerteten Systeme.